Se debe mencionar que el campo de la facturación electrónica tiene ciertas áreas a tratar, tales como el ámbito técnico, jurídico, fiscal y comercial. Por lo que es imperativo señalar que el éxito de un proyecto de CDFI depende en gran parte de su asociación con el PAC determinado.
Ya que se trata de una asociación que probablemente dure mucho tiempo, se debe llevar a cabo una selección cuidadosa; por lo que a continuación, se mostrarán las pautas a seguir en pos de elegir al socio correcto para su compañía:
1. Investigación previa.
Si el mercado de su empresa se encuentra en México, no es necesario prestar especial atención a proveedores con credenciales globales si se tienen empresas de facturación electrónica especializadas de menor tamaño cerca de su ubicación. Si bien la frase "mientras más grande, mejor" puede ser cierta en algunas ocasiones, es necesario verificar si es su caso.
También se ha de definir cuáles son las necesidades de facturación, si se posee un sistema de facturación capaz de generar y firmar electrónicamente las facturas emitidas, sólo sería necesario el servicio de certificación para poder realizar tal emisión de forma legal. En caso contrario, el PAC deberá ofrecer servicios integrales que incluyan la generación, firma electrónica y emisión de todas las facturas pertenecientes a cualquier transacción que realice su compañía.
2. Asesoramiento jurídico y fiscal
Es conveniente ver la información desde un ángulo global, y si bien el promotor del servicio puede estar diciendo la verdad, es posible que suprima ciertos datos "no relevantes", ya sea porque los considera de conocimiento del cliente o cualquier otro motivo. Por lo que, para evitar futuros inconvenientes, es imprescindible estar en total entendimiento del proceso que se está llevando a cabo, por lo que es una buena idea el buscar asesoría ajena al ente proveedor, siendo más probable de esta manera que se tome una decisión acertada.
3. Pida garantías sobre su custodia y el acceso a todas sus cuentas.
Para efectos legales, las facturas electrónicas deben ser almacenadas por un período de al menos 5 años. Pregunte a su proveedor de garantías y detalles sobre el proceso de custodia y copias de seguridad, o el acceso a la factura en el sistema.
4. Fomentar el envío y recepción electrónica de todos los datos de facturación .
Aunque los contribuyentes en México están obligados a emitir facturas electrónicas , todavía hay muchos documentos que se envían y se reciben en papel (o por correo electrónico en la mayoría de los casos).
En México, La factura electrónica es un documento electrónico estructurado, lo que significa que el proceso de entrega y recepción se puede automatizar, y se pueden integrar todas sus cuentas con dicho sistema de gestión. Si decide implementar soluciones que automatizan estos procesos, esto conllevará a un ahorro de costos, reducción de tiempos de respuesta y, por consiguiente, un mejor servicio al cliente.
5. experiencia
La experiencia de pueda tener un PAC en este campo claramente puede sumar puntos a favor o en contra; puesto que una compañía siempre busca tener la tranquilidad de saber que cuenta con un socio de facturación electrónica con experiencia real en abordar y superar los desafíos técnicos , legislativos y comerciales que puedan aparecer. Siendo, de esta manera, claramente importante el observar las credenciales que el posible proveedor posee, en pos de determinar la información anterior.
6. Condiciones contractuales
Acá se hace más importante el punto 2, puesto que debe tenerse completa conciencia de lo que se está firmando, siendo claramente requerido el leer minuciosamente cada término y cláusula que tenga el contrato, ya que si bien todo puede marchar de forma positiva al momento de la negociación, si no se lee e interpreta correctamente el contrato antes de firmarlo, esto puede contribuir a situaciones desagradables, ya sea en la sociedad ya formada entre ambos entes, en situaciones económicas o incluso legales.
7. Costo
Aunque pueda sonar extraño, el costo es la pauta menos importante; no porque no deba prestársele atención, sino porque la importancia radica no en elegir la opción más económica, sino elegir, habiendo realizado una investigación previa y recibido la asesoría necesaria, la mejor opción en base a Calidad/Precio; ya que está mal poner en peligro el éxito de su proyecto gracias a no elegir la opción adecuada debido a que el costo de la misma era un tanto más elevado.
Fuente: www.articuloz.com